เปลี่ยน MS Office License ต้องทำอย่างไร (สำหรับ Office 365)

หลายคนอาจใช้ Software ถูกกฎหมาย เช่น MS Office อาจจะใช้ตั้งแต่เรียนมหาวิทยาลัยเป็นแบบ Education License for Student  หรือบางบ้านก็ซื้อใช้กันทั้งบ้านก็มี แต่เมื่อทำงานแล้วบริษัทมี License ของบริษัทให้ใช้ (อาจด้วยนโยบายบริษัท หรือเหตุผลอื่นที่สามารถใช้ได้) ปัญหาก็จะเกิดว่า แล้วจะเปลี่ยน License ใน MS Office อย่างไร

การได้มาซึ่ง License / Subscription
ต้องขอเล่าก่อนว่า ปกติแล้วเวลาเราซื้อ License Office 365 มาจะมี 2 แบบ หลัก ๆ แบบแรกคือซื้อมาเป็นกล่อง ก็เอาข้อมูลจากกล่องไปใส่ในโปรแกรม ผ่าน Product Key แต่ว่าในที่สุดแล้วระบบจะมีการนำเอาสิทธิ์ไปผูกกับบัญชีของ Microsoft ผ่าน email (ระบบจะมีขั้นตอนให้ทำ) ซึ่งต่อไปจะติดตั้งโปรแกรมใช้งานบนเครื่องไหนก็เข้าใช้ได้ด้วยวิธีการ Sign In ผ่าน email account เช่น xxxx@hotmail.com ได้เลย เป็นต้น

ส่วนแบบที่สองเป็น Volume License (หลายบริษัทเป็นแบบนี้) ที่เราจะได้ Account มาเป็น email ส่วนใหญ่ก็จะเป็น email / password ของบริษัทที่เข้าใช้งานปกติ ก็สามารถใช้ในการ Sign In โปรแกรมทีติดตั้งได้เลยเช่นกัน

จะรู้ได้อย่างไรว่าตอนนี้ โปรแกรมเราใครเป็นเจ้าของ (มีิสิทธิ์ใช้งาน)
ปกติแล้วเวลาเราดูจากเมนู About ในโปรแกรมใดโปรแกรมหนึ่งไม่ว่าจะเป็น MS Word, Excel, Power Point จะเห็นคำว่า Belongs to: xxxxx ซึ่งบอกว่าใครเป็นเจ้าของ License / Subscription เมื่ออยากจะเปลี่ยน ทำอย่างไรง่ายที่สุด

วันนี้ผมจะมาเล่ากรณีที่เปลี่ยน Belongs to: ในโปรแกรม Office 365 เท่านั้น ไม่นับรวม Version อื่นเช่น MS Office 2016 หรือ 2019 ซึ่งวิธีการอาจต่างกัน ผมยังไม่ได้ลองเลยไม่กล้ายืนยันว่าจะใช้กันได้ (ถ้าอยากจะลองก็ได้ครับ แต่ไม่รับประกันผลที่เกิดขึ้น)

ปกติแล้ว Office 365 จะไปผูกกับ Hotmail Account (ถ้าเป็นบริษัทก็จะเป็น Outlook Account) ดังนั้นเมื่อมีการติดตั้งโปรแกรม MS Office บนเครื่อง Mac / PC แล้วมีการ Sing In ระบบจะรู้ทันทีว่าคุณให้สิทธิ์ License ใช้งานกับเครื่องไหนอยู่ แล้วระบบก็จะจำเอาไว้แบบนั้น ถ้ามีสิทธิ์เดียว เช่น Office 365 Personal ก็จะไป Sign In เครื่องอีกไม่ได้อีก แต่ถ้ามีมากกว่า 1 สิทธิ์ เช่น Office 365 Home ซึ่งได้ถึง 5-6 สิทธิ์ ก็สามารถไป Sign In เครื่องอื่นได้จนครบสิทธิ์ที่มี

ดังนั้น เมื่อจะเปลี่ยน Account การใช้งานในเครื่องนั้น ๆ ก็จะต้องไปยกเลิกจากในระบบของ Microsoft ที่บันทึกสิทธิ์เอาไว้ก่อน (ปลดล็อก) ซึ่งจะมีวิธีต่างกันระหว่าง License ปกติกับ Volume License (เดี๋ยวจะบอกวิธีทีละตัว)

การยกเลิกสิทธิ์ใช้งานในระบบของ Microsoft เพื่อปลดล็อกเครื่องคอมให้เปลี่ยนสิทธิ์การใช้งาน MS Office ในเครื่องนั้นได้

เริ่มจากแบบที่เป็น License ปกติ ทำดังนี้

1. เข้าไปที่เว็บนี้ https://account.microsoft.com/ เสร็จแล้วก็ Login ด้วยบัญชีผู้ใช้ปกติ

2. ไปที่หน้าเมนู Service & subscriptions ก็จะเห็นว่าเราเคยเป็นสมาชิกของ MS Office 365 หรือยังเป็นอยู่ (มาเพื่อเช็คให้มั่นใจเฉย ๆ) โดยจะมีข้อมูลวันหมดอายุการใช้งานให้ดู และจะมีให้เลือก Turn on recurring billing (หรือการต่ออายุอัตโนมัติเมื่อหมดอายุ แล้วระบบก็จะไปตัดเงินกับบัตรเครดิตที่กำหนดไว้) ตรงนี้ถ้าไม่จำเป็นก็อย่าไป Turn on นะครับ ปล่อยไว้อย่างนั้น ส่วนท่านที่เผลอ Turn on ไปแล้ว (อาจอยากได้โปรโมชันเลยกดไปก่อนหน้าก็ลองกด ยกเลิกดูครับ Turn off)

3. ไปที่หน้าเมนู Devices (การเข้าหน้านี้อาจมีการถาม password อีกรอบหนึ่ง) ในหน้านี้ก็จะเห็นว่ามีเครื่องไหนที่ลงโปรแกรม MS Office แล้ว Sign In ด้วย Account นี้อยู่บ้าง โดยแสดงในรูปแบบไอคอนใหญ่ ๆ ให้ท่านเข้าไปในแต่ละเครื่อง แล้วก็กดเลือกเมนู (อยู่ด้านบน) เพื่อทำการ Remove หรือยกเลิก แล้วระบบจะถามยืนยัน ก็กดเลือกยืนยัน แล้วกลับมาหน้าหลักของ Devices ข้อมูลเครื่องนั้นก็จะหายไป ก็ถือเป็นอันเสร็จพิธีในการยกเลิก License (ปลดล็อกได้แล้ว)

กรณีของ Volume License (ส่วนนี้ผมไม่มั่นใจว่าแต่ละบริษัทจะหน้าตาเหมือนกันไหม สมมติว่าเหมือนก่อนละกัน)
1. เข้าไปที่เมนู My Account โดยกดที่รูปไอคอน ชื่อเรา หรือหน้าเรา อยู่มุมบนขวา

2. ในหน้าแรกจะมีบอกเลยว่า Install Status มีเท่าไหร่ ปกติแล้วบริษัทใหญ่หน่อยอาจจะซื้อ License แบบ Office 365 Business ซึ่งท่านมีสิทธิ์ลงได้ 5 อุปกรณ์ ก็จะมีตัวเลขบอกว่า Detect install: x เครื่อง (มันจะนับจากเครื่องที่มีการติดตั้ง MS Office แล้ว Sign In ด้วย Account ของบริษัท)

3. ไปที่หน้า My installs (เมนูซ้ายมือ) ก็จะเห็นว่ามีปุ่มลูกศรชี้ลง ไปกดคลี่ดู ก็จะเห็นว่ามีอุปกรณ์ใดบ้างที่ Installed อยู่ การยกเลิกง่ายมาก เพียงแก่กดคลิกไปที่คำว่า Deactivate ด้านข้าง ก็เป็นอันยกเลิกการใช้งานบนอุปกรณ์นั้น (ปลดล็อก) เรียบร้อยแล้ว

เมื่อปลอดล็อกข้อมูลในระบบของ Microsoft Online ได้แล้ว ก็มาปลดล็อกที่เครื่อง Mac / PC กันต่อไป (ต้องปลอดล็อคในระบบ Online ก่อนเสมอนะครับ) โดยเครื่อง Mac / PC ของท่านต้องต่อ Internet อยู่นะครับ ถ้าไม่เช่นนั้นระบบก็จะไม่อัปเดท Online (ไม่ Sync กัน) ก็จะทำไม่สำเร็จ อย่าลืมว่า Office 365 เน้นการใช้งาน Online (เชื่อมถึงกันหมด)

วิธีการสำหรับเครื่อง Mac Os X (ผมลองกับ version 14.x แต่ก็คิดว่าเวอร์ชันที่เก่ากว่านี้ก็น่าจะใช้วิธีเดียวกันได้) มีขั้นตอนดังนี้

1. เปิดโปรแกรม MS Office ขึ้นมาซักหนึ่งโปรแกรม อะไรก็ได้ สมมติ ผมเปิด MS Word ขึ้นมา แล้วคลิกเมนู Word -> Sign Out (เลือกกดที่คำนี้ครับ) ระบบจะถามเพื่อยืนยัน ก็ทำตามนั้น เมื่อเสร็จแล้วจะไม่เห็นคำนี้อีก
(เมื่อเรา Sign Out ออกจากโปรแกรมใดโปรแกรมหนึ่งใน MS Office แล้วโปรแกรมที่เหลือจะ Sign Out ด้วยอัตโนมัติ ผูกกันเป็นแพคเกจ

2. เมื่อมั่นใจว่า Sign Out แล้วก็ดาวน์โหลดโปรแกรม Microsoft License Removal Tool จาก Link นี้ (หรือหาใน Google ได้เลย) จะได้ไฟล์ .pkg มาหนึ่งตัว ก็รันโปรแกรมจนเสร็จตามปกติ
https://support.office.com/en-ie/article/how-to-remove-office-license-files-on-a-mac-b032c0f6-a431-4dad-83a9-6b727c03b193

3. เมื่อรันเสร็จแล้วก็เปิดโปรแกรม MS Office ซักตัวนึง เช่น MS Word ก็ได้ คราวนี้โปรแกรมก็จะถามหาว่าใครเป็นเจ้าของสิทธิ์การใช้งาน ก็เลือกแบบ Sign In เข้าใช้งานโดยใช้ Account ใหม่ที่ได้มา อาจเป็น Account ของบริษัทที่ทำงานก็ได้

4. เมื่อเข้าใช้งานได้ปกติแล้วก็ลองกดเมนู Excel เพื่อดู Belongs to: อีกครั้งว่าเปลี่ยนไปแล้วหรือยัง ถ้าทุกอย่างปกติ ตรงนี้จะเปลี่ยนเป็นข้อมูล Account ใหม่ให้แล้ว ก็เป็นอันเสร็จพิธี

สำหรับ OS X ผมเข้าใจว่าไม่จำเป็นต้อง Restart ในกระบวนการทำ หรือถ้าท่านไม่แน่ใจก็ Restart หลังจากทำข้อ 1 หรือข้อ 2 เสร็จก็ได้ครับ

วิธีการสำหรับเครื่อง PC (ผมลองกับ Windows 10 คิดว่า Version อื่นอาจไม่ต่างกันมาก)

1. เปิดโปรแกรม MS Office ขึ้นมาซักหนึ่งโปรแกรม อะไรก็ได้ สมมติ ผมเปิด MS Word ขึ้นมา ระบบจะถามเรื่อง License ทันที (เพราะเราไปยกเลิกในระบบ Online แล้ว) ก็ให้ Sign In ด้วย Account ใหม่แทน

2. ระบบจะขึ้นว่า Office Update ก็กดตกลงไปครับ เพราะมันจะไปเปลี่ยนข้อมูลใน MS Office ทั้งหมดให้เป็น Account ใหม่

3. ปิดโปรแกรม MS Office แล้วลองเปิดใหม่ บางทีมันจะเปิดแล้วเด้งหายไป ไม่ต้องตกใจครับ ก็ลองเปิดใหม่อีกรอบ หรือถ้ายังไม่ได้แล้วมั่นใจว่า. Office Update เรียบร้อยแล้วก็ลอง Restart เครื่องดูครับ (เท่ามาตรฐานมาตั้งแต่อดีตกาลของ Windows) เมื่อเสร็จแล้วก็ลองเปิดโปรแกรมดูใหม่ครับ ต้องเปิดได้ปกติ

4. เปิดโปรแกรม MS Office ขึ้นมาซักตัว เช็ค Belongs to: จากเมนู Account ด้านซ้ายล่าง จะมีข้อความบอกอยู่ด้านขวาบน พร้อมทั้งบอกว่า สิทธิ์นี้สามารถใช้งานโปรแกรมอะไรของ MS Office ได้บ้างเป็นรูปไอคอนเล็ก ๆ เรียง ๆ กันอยู่ เท่านี้ก็เป็นอันเสร็จพิธี

ปล. อาจมีคนสงสัยว่าแล้วถ้าเปลี่ยนเป็น Office 365 ต่าง version กันเช่น จาก Home -> Business จะเกิดอะไรขึ้น หรือจาก Business -> Home ใช้วิธีเดียวกันได้ไหม บอกเลยว่าได้ เพียงแต่สิทธิการใช้งานโปรแกรมจะเป็นไปตาม License ที่ใช้ล่าสุด (ปัจจุบัน)

ท่านสามารถ Update MS Office เป็น Version ล่าสุดได้ก่อนที่จะเปลี่ยน License / Subscription เพราะ Office 365 อนุญาติให้ท่านอัปเดทได้ตลอดเวลาอยู่แล้ว เพียงแค่กำหนดสิทธิ์ระยะเวลาการใช้งานเท่านั้นเอง

บทความต่อไป จะว่าด้วยเรื่อง License แบบไหนคุ้มกว่ากัน (จริง ๆ ก็มีเว็บอื่นบอกไว้แล้ว แต่ผมจะอธิบายในแบบของผมเองละกันครับ 555+)